Démarches des associations

Demande de subvention

Il est nécessaire de fournir un dossier de demande de subvention pour toute demande d’aide auprès de la municipalité.

Conditions et éligibilité

Pour pouvoir déposer une demande de subvention, une association doit répondre aux exigences suivantes :

• être d’intérêt général* ; et
• avoir plus de deux ans d’existence (parution au JOAFE postérieure à 24 mois révolus à la date limite de dépôt du dossier) sous le régime des Associations loi du 1er juillet 1901 ; et
• avoir son siège social sur la commune de Roquettes ; et
• fournir un dossier complet de demande de subvention.

*: la notion d’intérêt général suppose que les trois conditions suivantes sont simultanément remplies : (1) l’activité de l’association doit être à but non lucratif ; et (2) sa gestion doit être désintéressée ; et (3) son fonctionnement ne se fait pas au profit d’un cercle restreint de personnes

Le dossier de demande de subvention se compose :

• D’un document Excel, sur la base du modèle fourni, comprenant :
  • Le bilan financier de la dernière saison associative,
  • Une fiche de renseignements sur l’association.
• D’une attestation sur l’honneur d’exactitude des informations fournies, sur la base du modèle fourni;
• De documents relatifs à l’association :
  1. Procès-verbal de la dernière assemblée générale, daté, signé et faisant apparaitre la liste des membres composant le bureau associatif avec leurs noms, prénoms et fonction.
  2. Si un changement de bureau/conseil d’administration a eu lieu pendant la saison précédente :
     1. Copie du procès-verbal de cette décision si non présente dans le PV fourni en (1)
     2. Copie du récépissé de la déclaration de modification en Préfecture
  3. Relevés bancaires faisant apparaitre le solde en fin d’année de la totalité des comptes de l’association,
  4. Grille des tarifs d’adhésion (faisant aussi apparaitre les réductions familiales le cas échéant),
  5. Photocopie de l’attestation d’assurance responsabilité civile en cours de validité,
  6. Relevé d’Identité Bancaire de l’association (identité identique à celle figurant sur les statuts et le récépissé de déclaration en préfecture)

Afin d’être examiné, il doit être retourné complet, en version numérique, avant le 14 février 2025, à subvention@mairie-roquettes.fr. Aucun dossier en retard ou en version papier ne sera accepté.

L’équipe municipale en charge du soutien au milieu associatif se tient à votre disposition à tout moment en amont de la date butoir de dépôt des dossiers si vous rencontrez des difficultés.

Si une subvention est accordée, elle sera versée à l’association sur le RIB fourni dans le dossier.

Rappel : quelle que soit l’origine de la subvention, les associations sont sujettes aux vérifications des comptables du Trésor et de l’inspection générale des finances ainsi qu’au contrôle de la Cour des Comptes. Il est par ailleurs rappelé qu’au titre de l’article L.1611-4 du CGCT, toute association qui reçoit une aide est tenue de produire ses budgets et ses comptes à l’organisme qui accorde cette aide (personnel, financière, matérielle) et qu’elle pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’a accordée.

Dossiers de demande de subvention

Le dossier de subvention dépend de la nature de l’activité de l’association. En cas de doute, merci de vous rapprocher de la Mairie pour avoir confirmation du dossier qui s’applique à votre association.

Associations culturelles & sociales

Comité des Fêtes

Associations sportives

Demande d’implantation de publicité temporaire

Pour vos manifestations, si vous souhaitez mettre une information sur les rues Vincent Auriol (RD56) et Clément Ader/avenue des Pyrénées (RD56A), vous devez demander l’autorisation au service voirie du Conseil Départemental (CD31).

Pour cela, il suffit de remplir le formulaire sur ce lien et de le transmettre à la Mairie. Nous enverrons votre demande au CD31.

Comme indiqué sur le formulaire, les affiches doivent respecter les dimensions maximales autorisées : 1 mètre x 1,50 mètre.

Il est interdit de déposer de la publicité sur les arbres et les équipements publics concernant la circulation routière (article R581-22 du Code de l’Environnement).

Demande d’ouverture d’un débit temporaire de boisson

Une note explicative sur les autorisations d’ouverture de débits de boissons temporaires suivi du formulaire de demande.

Note sur les autorisations d’ouverture de débits de boissons temporaires.

Toute association qui souhaite établir une buvette (distribution ou vente), à l’occasion d’une manifestation publique qu’elle organise, doit obtenir une autorisation municipale.

Chaque autorisation est accordée sous la forme d’un arrêté. La demande d’autorisation doit être faite au plus tard 10 jours avant la manifestation. Chaque association ne peut bénéficier que de 5 autorisations par an.

Seules les boissons du 1er et 3ème groupe peuvent être autorisées dans le cadre des autorisations de débits de boissons temporaires. La demande d’autorisation d’ouvrir un débit de boisson temporaire ne peut concerner un alcool rentrant dans le 4ème ou 5ème groupe.

Pour mémoire :

• le groupe 1 comprend les boissons sans alcool : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d’un début de fermentation, de traces d’alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat ;
• le groupe 3 comprend les boissons fermentées non distillées et vins doux naturels : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d’alcool, vins de liqueur, apéritifs à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d’alcool pur ;

En outre, en principe la vente et la distribution de boisson alcoolique est interdite dans les établissements d’activités physiques et sportives. Cependant, pour les associations sportives agrées par la Direction de la Jeunesse et des Sports, des autorisations dérogatoires temporaires d’une durée maximale de 48h peuvent être accordées et ce dans la limite de 10 autorisations par an. À ces 10 autorisations dérogatoires, peuvent s’ajouter 5 autres autorisations pour des manifestations que l’association peut organiser en dehors d’une enceinte sportive.

Les débits de boissons temporaires doivent également respecter les zones de protection existantes à l’intérieur et autour de certains établissements. À l’intérieur de ces zones, seules des boissons sans alcool peuvent être vendues ou distribuées. C’est ainsi qu’aucun débit de boisson temporaire de 3ème catégorie ne peut par exemple être autorisé dans l’enceinte d’une école.

Enfin, si l’association fait appel à un traiteur et que ce dernier propose des boissons (offertes ou vendues) uniquement aux heures de repas et qui sont accessoires à la nourriture, il n’est pas nécessaire de faire une demande d’autorisation d’ouvrir un débit de boisson temporaire.

Références : articles L3334-2, L3335-1, L3335-4 du Code de la Santé Publique, et guide des débits de boissons édités par me ministère de l’Intérieur et le ministère de la santé publique (décembre 2018).

Le formulaire de demande d’ouverture d’un débit temporaire est à remplir et à retourner à la mairie au moins 10 jours avant la manifestation.

Réservation de salle / de matériel

Réservation de salles

Il est possible de contacter l’accueil de la mairie afin de vérifier si une salle est disponible.

Salle des fêtes Espace Jean Ferrat

Ces documents doivent être utilisés pour toute réservation à la salle des fêtes et retournés remplis à la Mairie au moins un mois avant la manifestation:

• Convention d’utilisation de la salle : réservation Convention association
• Liste des matériels disponibles : demande de réservation des matériels disponibles à la salle des fêtes
• Plan mise en place pour les lotos : Plan loto JF
• Fiche technique: Espace Jean Ferrat – Fiche Technique
• Plan d’éclairage: Espace Jean Ferrat – plan d’éclairage

Autres salles

Ce formulaire doit être rempli pour réserver une salle communale sans demande de matériel au moins 10 jours avant.

Demande de réservation de salle par une association

Réservation de matériel

Ce formulaire liste les éléments pouvant être mis à votre disposition lors d’une manifestation.

Il doit être rempli afin de réserver du matériel et transmis à la mairie au moins un mois avant.

Demande de réservation des matériels disponibles

Réservation de salle et de matériel

Ce formulaire vous permet à la fois de réserver une salle et le matériel nécessaire à cette manifestation un mois avant.

Demande de réservation de salle avec matériel 

Créer et gérer une association

Vous vous posez les questions suivantes :

• comment créer une association, la modifier, la dissoudre,
• comment fonctionne une association,
• comment rédiger des statuts,
• quels sont les documents à remplir pour faire les déclarations à la Sous-Préfecture,
• comment faire les déclarations en ligne ou par papier

Beaucoup de réponses sur ce lien: https://www.service-public.fr/associations.